De inkoop van schoolboeken verandert pas als de scholen in beweging komen - Het Financieele Dagblad

De inkoop van schoolboeken verandert pas als de scholen in beweging komen - Het Financieele Dagblad

De inkoop van schoolboeken verandert pas als de scholen in beweging komen
29 augustus 2008 | Het Financieele Dagblad
1Door: Bouma H.;Haenen, H.W.M.M.

Hilda Bouma en Hein Haenen

Amsterdam

Volgend jaar is het afgelopen met de onderhandse offertes voor middelbareschoolboeken. De sector gaat in één klap van nul procent openbare aanbesteding naar honderd. Dat betekent veel werk onder hoge tijdsdruk, want de boeken moeten op 1 februari bij de uitgevers worden besteld en vóór die tijd moeten de scholen hun de boekenlijst vaststellen, de aanbestedingsprocedure doorlopen en de opdracht gunnen.

Zo'n aanbesteding is niet helemaal nieuw: veel middelbare scholen gebruiken de procedure al bij de aanschaf van inventaris of bij nieuwbouw. Wie zelf schoolboeken inkopen en aan zijn leerlingen verhuren, zoals 30% van de middelbare scholen doet, had ook vertrouwd moeten zijn met aanbesteding want dat is ook voor schoolboeken al sinds 1992 verplicht. Maar deze scholen hebben hun plicht collectief genegeerd en zijn daar nooit op aangesproken.

Nu het kabinet alle scholen verplicht om vanaf komend schooljaar zelf de boeken te arrangeren en die gratis aan de leerlingen ter beschikking te stellen, is er geen ontkomen meer aan. Alle scholen zijn aanbestedingsplichtig en door alle ophef rond de stelselwijziging kan niemand die plicht negeren. Wie het onderhands probeert mag erop rekenen dat hij door een belanghebbende aanbieder voor de rechter wordt gesleept.

Aanbesteden is niet eenvoudig, zo is bij de eerste experimenten gebleken. Twee scholen die al voor het lopende schooljaar openbaar gingen, trokken hun aanbesteding in na kritische, juridisch getinte vragen van aanbieders. Een derde is op procedurefouten afgetikt door de rechter.

Deze struikelpartijen kwamen boven op gemor van de scholen en kritische kanttekeningen van Raad van State en Tweede Kamer. Het ministerie van Onderwijs komt daarom de scholen te hulp met een ondersteuningsbudget van euro31 per leerling en met 'Model Aanbestedingsdocumenten' die scholen voor hun gemak en ter beperking van juridische risico's kunnen gebruiken.

De 360 aanbestedingsplichtige scholen komen dit najaar niet in één keer op de markt, denkt Hans van der Wind van schoolboekhandel Van Dijk Educatie. 'De meeste scholen hebben nog lopende contracten. Het zou me verbazen als een derde van de instellingen een aanbesteding uitschrijft. Als je ervan uitgaat dat een deel van hen de aanbesteding clustert, dan hebben we het misschien over vijftig procedures. Dat is ook wel het maximum dat het veld aankan.'

Het is overigens nog de vraag of en in welke mate scholen aan hun oude leveringsafspraken mogen vasthouden; dat zal de rechter op enig moment moeten bepalen.

Ervaringsdeskundige Rien van Heukelom, de controller van Onderwijs Gemeenschap Venlo die zijn aanbestedingsprocedure bij de rechter zag stranden, relativeert de complexiteit van het proces en vindt het voor wat grotere scholen de moeite waard. 'Ik zou wel aanraden om in ieder geval de eerste keer advies te vragen. Maar overigens valt het inkopen best mee en het verdient zich snel terug.' Kleinere scholen kunnen terecht bij combinaties, zoals Pro Mereor die zich in samenwerking met de koepel van openbare scholen Vos ABB aandient, of Schoolplatform op aanbeveling van de koepels van katholieke, christelijke en bijzondere scholen. Het Nederlands Inkoopcentrum (NIC), de inkoper van overheid en non-profitsector, is met een flexibel web-based systeem in de markt.

Maar zelfs gewapend met de modelbestekken van het ministerie, met een direct financieel belang en geclusterd in inkoopcombines, is het de vraag of scholen erin slagen om prijsconcessies te bevechten. In elk geval dit jaar is er weinig hoop op nieuwe toetreders, zegt Jacqueline Joppe van NIC, die verwacht met 'het knusse clubje' van uitgevers en schoolboekhandel zaken te doen. De gevestigde orde zal niet zomaar kortingen weggeven.

Het zou best wel eens kunnen zijn dat er zelfs minder aanbieders zijn naarmate de scholen hun inkoopkracht meer bundelen, zegt Van der Wind van Van Dijk Educatie. 'Als ik het contract van de grootste scholengroep, OMO in Tilburg, wil afsnoepen van Iddink, dan moet ik voor 45.000 pakketten nieuwe boeken kopen. Dan kan ik moeilijk goedkoper zijn dan mijn concurrent die een groot deel van die boeken al in de verhuur heeft.'

Maar áls een reële dreiging zich aandient, kan een sterke positie ineens kwetsbaar worden. De grote boekhandel met het grote contract zit op een enorme voorraad boeken op zijn balans, die hij versneld moet afschrijven als de verhuur plotseling zou stoppen.

De tweede vraag is of de scholen gemotiveerd zijn om de slag aan te gaan. Oprichter Marlene Gunning van Schoolplatform merkt dat scholen vooral 'geen sores' willen, en de voordelen van de aanbesteding nog niet hebben ontdekt.

Daniël Ropers van internetboekhandel Bol.com, die de markt 'geïnteresseerd van de zijlijn' volgt, ziet afbreukrisico voor de onderhandelaars van de scholen. 'Je moet verandering durven brengen in een redelijk werkend systeem. Als er iets misgaat met de distributie, krijgt de onderhandelaar dat op zijn bord, al heeft hij nog zo'n mooie korting bedongen.'

Van de inzet van de scholen zal afhangen of en in welke mate de inkoop van schoolboeken verandert, zegt een andere beroepsmatige waarnemer, Erik Trimp. Zijn bedrijf EDG is kind aan huis bij de scholen met informatiepakketten en vaktijdschriften. 'Het is voor de scholen niet zozeer een kwestie van krachten bundelen, maar van zich ontwikkelen. Als de scholen in beweging komen, dan krijg je beweging in de markt.'

Dit is het laatste deel van een drieluik. Delen 1 en 2 zijn op 25 en 27 augustus verschenen.

Pagina 9: commentaar

Middelbare scholen willen vooral 'geen sores' met boeken.

Middelbare scholen willen vooral 'geen sores' met boeken.

De voordelen van de aanbesteding hebben zij nog niet ontdekt